Para la realización del PETI de la alcaldía municipal de Gama, y tomando como referente el tipo de investigación que se adopta para tal fin, se implemento la entrevista, la encuesta y la observación participante como métodos de recolección de información.
Se tomaron en cuenta cinco momentos o fases, que a continuación se darán a conocer:
1. Diagnóstico de la situación actual:
Para este momento de la investigación se hace necesario se hizo necesario realizar las entrevistas y las encuestas, a través de herramientas web 2.0 como el formulario de Google drive y el correo electrónico, gracias a estas herramientas se logró establecer un diagnóstico de la situación en la que se encuentra la alcaldía municipal de Gama, en materia TIC. Estas encuestas y entrevistas se realizaron teniendo en cuenta los componentes que a continuación se mencionan:
1.1 Antecedentes: Se describe los antecedentes que se encontraron, teniendo en cuenta a las Tecnologías de la Información y la Comunicación como principal objetivo de los documentos encontrados.
1.2 Estrategia TI: Se describió la estrategia (misión, visión, y objetivos), de los Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y Municipal, de igual manera se tuvieron en cuenta los diferentes proyectos y programas que se tienen en materia T.I.
1.3 Gobierno TI: Se describe la estructura organizacional del área TI de la alcaldía municipal de Gama, detallando la cantidad de personas que conforman el área, sus funciones, tipo de contratación etc.
1.4 Servicios tecnológicos: Se describe mediante la observación, encuestas y/o entrevistas desarrolladas a través de la web 2.0, la situación actual de los servicios tecnológicos teniendo en cuenta tres categorías que son: infraestructura tecnológica (sistemas de información (software), equipos de cómputo y telecomunicaciones (hardware)). Conectividad (arquitectura de las redes de datos y telecomunicaciones de la institución pública). Servicios de operación, son aquellos que garantizan la operación, mantenimiento y soporte de la plataforma tecnológica; de las aplicaciones, de los sistemas de información y de los servicios informáticos.
1.5 Análisis financiero: Se describen los costos actuales de operación y funcionamiento del área de TI.
1.6 Recomendaciones generales: A partir de la información anteriormente recopilada se hace un análisis de los servicios tecnológicos de la institución y se plantean los principales refuerzos, problemáticas y
recomendaciones generales.
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2. Entendimiento Estratégico:
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En este momento de la metodología se realiza un análisis minucioso de los resultados obtenidos en el momento 1 (situación actual), de tal manera que se permita identificar las oportunidades y las necesidades existentes dentro de la entidad, este análisis siempre se debe hacer teniendo en cuenta la articulación con los objetivos institucionales, de igual forma se tienen tres aspectos que se deben tener en cuenta:
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1. Modelo operativo: A través de una revisión documental y entrevistas realizadas a los funcionarios de la entidad se realizó una descripción del Plan Estratégico de la institución, su estructura organizacional, y la ubicación de los procesos y procedimientos relacionados con las Tecnologías de la Información.
2. Necesidad de Información: Se debe analizaron las relaciones de la institución pública y los actores involucrados con quienes se intercambia información. Para cada actor involucrado se indica qué información entrega la institución pública y qué información recibe.
3. Alineación de TI con los procesos: se lleva a cabo el análisis de los procesos de la institución pública y se establece el apoyo tecnológico requerido para su funcionamiento.
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3. Generación de la propuesta:
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Se describe la propuesta deseada en materia de gestión de TI, desde el punto de vista de cada uno de los siguientes componentes: estrategia TI, Gobierno TI y Servicios Tecnológicos, para cada una de las propuestas establecidas por cada componente se dará a conocer el objetivo estratégico de la propuesta y su relación o alineación con el Plan de Desarrollo Municipal y/o Plan de Desarrollo Nacional.
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4. Planeación mediante la web 2.0:
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Esta fase se realizó con los directivos de la alta gerencia de la alcaldía, mediante la herramienta web 2.0 conocida como EDMODO, ésta herramienta es una plataforma educativa que tiene funciones similares a la de una red social, pero que a diferencia de las redes sociales convencionales, permite crear espacios de interacción cerrados a través de la creación de grupos para el aprendizaje continuo entre profesores y estudiantes, EDMODO permite dentro de su plataforma compartir mensajes, archivos y enlaces, un calendario de trabajo, así como proponer tareas y actividades, una de las razones fundamentales para escoger esta plataforma dentro del establecimiento de la construcción del PETI para la alcaldía de Gama, fue la facilidad de manejo de ésta plataforma, además de poder vincular preguntas abiertas que permitieron la interacción de los funcionarios de la alta gerencia de la alcaldía municipal, a diferencia de otras herramientas web 2.0, investigadas como JCLIC, HOT POTATOES, MOODLE, entre otras.
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