Situación Actual | Peti Gama

1 Antecedentes: El único documento encontrado relacionado con el tema TIC, lleva como nombre Plan de Desarrollo Tecnológico de Gama, fue realizado en la vigencia anterior (2012-2015), dicho escrito es un documento básico que cuenta con un total de cinco páginas, se puede observar que no tiene profundidad ni en las problemáticas existentes en la época ni en las soluciones planteadas.

La alcaldía municipal de Gama, para la vigencia presente (2016-2019), no cuenta con una implementación de una política TIC o de un PETI (Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y la Comunicación), esto se debe según las entrevistas y/o encuestas realizadas a la limitación en los recursos económicos que se invierten en el área TIC dentro de la administración central, aunque para el autor de éste proyecto y dentro de lo observado existe otro motivo por el cual no se ha realizado un PETI en la alcaldía de Gama, dicho motivo está relacionado con la no existencia del Gobierno TI.

2. Estrategia TI

La alcaldía municipal de Gama Cundinamarca es una entidad gubernamental que está obligada a proteger los derechos de la comunidad en general, es una de las razones por las cuales debe apoyar activamente los diferentes procesos administrativos no solo en el ámbito departamental sino a su vez en el ámbito nacional, adoptando las diferentes normas que se generen en estos entes anteriormente mencionados, coadyuvando al cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en el Plan de Desarrollo Nacional.

En materia tecnológica la nación ha realizado programas o estrategias importantes que permiten una evolución dentro de los métodos y procedimientos administrativos en las entidades gubernamentales, una de esas estrategias es el Gobierno En Línea (GEL). El GEL lo que busca es promover el buen uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC, para consolidar a un estado y a una ciudadanía competitiva, proactiva e innovadora. El pasado 14 de Junio de 2018 el presidente de la república firmo el decreto 1008 de 2018, por el cual se dictan los lineamientos que permiten la evolución de la “Estrategia de Gobierno en Línea” a la “Política de Gobierno Digital”. En el artículo 2.2.9.1.2.1, plantea unos componentes que son las líneas de acción que se deben seguir para la implementación de la Política Digital, dentro de los componentes se encuentra en el numeral 1.1 “TIC para el Estado: Tiene como objetivo mejorar el funcionamiento de las entidades públicas y su relación con otras entidades públicas, a través del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” (MINTIC, 2018, p.4).

Es válido resaltar, la importancia que tiene el instrumento llamado “Marco de Referencias de Arquitectura Empresarial”, el cual define los lineamientos e incorpora mejores prácticas para el uso de la Arquitectura TI, se compone de seis dominios que son: Estrategia TI, Gobierno TI, Información, Sistemas de Información, Servicios Tecnológicos y Uso y apropiación.

Dentro de las entidades públicas se hace necesaria la buena utilización de las TIC, ya que como se observó anteriormente se han convertido en una estrategia clave dentro de los diferentes procesos que se desarrollan dentro de una entidad, permitiendo un desarrollo integral dentro de los diferentes procesos administrativos, convirtiéndola en una entidad más eficiente y competitiva. El manejo de las TI siempre debe ser orientado hacia el ciudadano, observando y mejorando los diferentes servicios del usuario tales como quejas, reclamos, facturación, inquietudes etc. Y aunque deben ser orientados al usuario/ciudadano también debe buscar la eficiencia administrativa de la alcaldía.

Teniendo en cuenta que la alcaldía municipal de Gama actualmente no cuenta con un área TI, se tomará como línea base de análisis a la administración central. Según lo indagado con la alta gerencia de la entidad, la alcaldía de Gama actualmente no cuenta con un Plan Estratégico que permita orientar las acciones y funciones dentro de la administración, pero teniendo en cuenta las observaciones y búsqueda documental realizada por el autor del proyecto, se puede decir que si existe un Plan Estratégico que orienta los procesos y las estrategias a seguir, buscando siempre una transformación del entorno, adecuándose al contexto donde se habita y obteniendo como resultado una institución más eficiente, este Plan lleva como Nombre Plan de Desarrollo Municipal.

El Plan de Desarrollo Municipal “Gama Cuenta Contigo”, en materia TIC, está articulado con el organismo nacional teniendo en cuenta que en su estrategia “GAMA 4.0” y cuyo objetivo es conectar a la comunidad gamense con el mundo, ofreciendo nuevas alternativas de desarrollo, plantea como meta de de resultado: “Realizar (3) tres acciones que fortalezca las tecnologías de la información y comunicación con enfoque en ecosistema digital en el municipio”. (PDM Gama. p 102). Dentro de las metas de producto se puede encontrar:

Instalar 4 puntos en el área rural de acceso gratuito a internet en el cuatrienio.
Suministrar a 100 familias en condición de vulnerabilidad un computador en el cuatrienio.
Implementar los 4 ejes temáticos de la estrategia de gobierno en línea con el fin de construir un municipio más eficiente, transparente y participativo gracias a las TIC.

Aunque en los dos primeros puntos no se ve claramente reflejado una articulación con el Plan de Desarrollo Nacional, si se puede dar habida cuenta que en el numeral tres, se tiene como actividad implementar los cuatro ejes temáticos de la estrategia GEL, se recuerda que la estrategia GEL es una estrategia diseñada por el gobierno nacional, con el ánimo de fortalecer la participación ciudadana y la legitimidad de la información dentro de las entidades públicas. Pero aunque se cuente con una articulación desde lo teórico, en la práctica se puede observar que ésta actividad no se ha llevado a cabo, en estos tres años de período del actual gobierno, por lo cual se hace necesario llevar a la práctica lo escrito en el Plan de Desarrollo Municipal “Gama Cuenta Contigo”.

Por otro lado es válido aclarar que la alcaldía municipal de Gama no cuenta con una política TI, esto en consecuencia de no tener un Gobierno TI, lo cual desencadena unas problemáticas bastante grandes dentro de la entidad en materia tecnológica.

3. Gobierno T.I.

Como ya se ha mencionado anteriormente la alcaldía municipal de Gama Cundinamarca no cuenta con una oficina TI, y/o Gobierno TIC que se haga responsable de brindar las herramientas tecnológicas adecuadas (Infraestructura – Sistemas de Información y Soporte), para que la entidad a través de sus dependencias, cumpla con las metas concertadas de acuerdo al Plan de Desarrollo vigente.

En la ausencia del Gobierno TIC, el encargado del soporte y mantenimiento de los diferentes procesos que ocurren en temas tecnológicos dentro de la alcaldía municipal de Gama, es un funcionario de planta perteneciente a la secretaria de planeación y obras públicas, el cual posee conocimientos básicos y empíricos sobre las herramientas TIC, por lo cual se puede decir que no es una persona idónea con habilidades técnicas especializadas y conocimientos necesarios para desarrollar los proyectos de valor TI, y demás funciones.

Dentro de las funciones del encargado de las TIC de la alcaldía municipal de Gama se pueden destacar dos que están íntimamente sujetas con el tema tecnológico: Apoyar la administración en los programas de Gobierno en Línea e interacción a través del internet del Municipio y la Comunidad, y Apoyar el programa de agenda de conectividad y gobierno en línea, así como coordinar el programa de comunicaciones del Municipio. Observando estas dos obligaciones se puede evidenciar la ausencia de obligaciones que permitan un excelente funcionamiento no solo de la infraestructura tecnológica y los sistemas de información, sino a su vez se evidencia la falta de un personal idóneo capaz de generar proyectos que aporten al desarrollo y buen uso de las TIC.

De igual manera y según las entrevistas realizadas, se pudo evidenciar que la página web de la alcaldía no está actualizada, entendiendo esto como una problemática bastante importante, ya que esta herramienta es uno de los medios por la cual se puede difundir información de los diferentes eventos, programas y proyectos que realiza la administración municipal, de igual forma esta herramienta es un instrumento de comunicación indirecto que se genera entre la alcaldía y la comunidad en general, por lo cual es de bastante importancia para la mejora de la competitividad en la alcaldía municipal de Gama.

En cuanto a otras herramientas tecnológicas tales como redes sociales: canal de youtube, twitter, instragram, facebook, es importante mencionar que la única que se encuentra funcionando es la cuenta de facebook, pero en contraposición a lo que dice el Gobierno en Línea, dicha red social no es manejada por el encargado de las TIC de la alcaldía o quién haga sus veces.

Por último se puede mencionar que el encargado de las TIC no hace parte activa de los diferentes comités directivos realizados dentro de la administración central, lo cual deja claro la poca influencia e importancia que tiene el Gobierno TI dentro de la alcaldía municipal.

4. Servicios Tecnológicos

4.1 Software

Se pudo observas que son 39 software, los utilizados para el óptimo funcionamiento de la administración municipal, es importante mencionar que en su gran mayoría son software o plataformas gubernamentales que se utilizan para el intercambio de información, por lo cual se ve la necesidad de tener una buena velocidad de navegación.

Por otro lado existen algunos software desactualizados, convirtiéndolos en algunos casos en software obsoletos, dichos sistemas de información retrasan las labores de los funcionarios; dentro de los software de licenciamiento comercial se encuentran 7 sistemas que no cuentan con el licenciamiento activo, por lo tanto se hace necesario adquirir el licenciamiento de estos software, ya que de no hacerlo se podría caer en una falta grave que acarrearía problemas legales para la entidad, dentro de estos software encontramos 4 office, 2 antivirus y el autocad. De igual manera se denotan algunas falencias en el servidor donde se almacena la información por lo cual es necesario ampliar la capacidad de almacenamiento en el servidor para que el sistema funcione correctamente.

4.2 Hardware

Se puedo observar que la alcaldía municipal de Gama cuenta con un total de 62 computadores, 38 de ellos son de escritorio (23 están en buen estado, 10 están en un estado regular y los 5 restantes están en un estado malo), los 24 computadores restantes son portátiles (20 están en buen estado, 2 se encuentran en un estado regular y los últimos dos se encuentran en un estado malo).

4.3 Conectividad

Teniendo en cuenta la entrevista realizada al encargado de las TIC de la alcaldía municipal de Gama, se pudo establecer que la infraestructura tecnológica en cuanto a red de comunicación de datos y voz viene trabajando desde el año 1.995, realizando aproximadamente cuatro actualizaciones y/o mantenimiento a dicha infraestructura en los últimos 23 años.

La red de datos es una red de topología tipo estrella, esto quiere decir que se cuenta con un modem, un servidor, un switch y las terminales (computadores), esta topología es de las más utilizadas actualmente debido a las grandes ventajas que presenta frente al resto de topologías. La última vez que se realizó mantenimiento y actualización de equipos fue en el año 2.015, para esta ocasión se hizo cambio de servidor obteniendo un servidor marca HP, de dos Tera Byte de disco duro y con una memoria RAM de 4 Giga Byte, de igual manera se hizo cambio al RAC de comunicaciones teniendo en cuenta que los switches eran obsoletos, estas acciones permitieron mejorar la velocidad en trasferencia de datos dentro de la administración central.

La red de comunicaciones de voz es muy pequeña por lo que se solicita actualizar esta red para de esta manera tener a las diferentes oficinas conectadas.

En cuanto a la conectividad se puede decir que se cuenta con una red inalámbrica, actualmente maneja un ancho de banda de 15 Mega Byte, tanto para subir información como para bajar, el actual proveedor es la empresa INTELCAMPO.

4.4 Servicios de Operación

Según la entrevista realizada al encargado del área TI de la alcaldía municipal de Gama se puede deducir que el encargado del área TI, cumple con las siguientes funciones específicas:

Es la encargada de la programación y ejecución del mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo, la cual se realiza cada 12 meses.
Es la encargada de la prestación de los servicios tecnológicos en cuanto a disponibilidad, operación continúa, soporte a los usuarios, administración y mantenimiento.
Realizan copias de seguridad para proteger la información de los computadores en las diferentes dependencias
Mantiene a los usuarios de los equipos informados de diferentes prácticas que eviten la perdida de información y/o daño de los equipos.
Mantiene actualizados los antivirus y diferentes herramientas para evitar que la información sea víctima de ataques.

Según esta información recolectada y teniendo en cuenta otros componentes de la investigación, se puede observar una discrepancia entre la información encontrada, teniendo en cuenta que aunque el encargado del área TI está a cargo de la programación y ejecución del mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo, no se realiza cada 12 meses como aquí se afirma, ya que según la tabla de análisis financiero que más adelante se presentará, se puede observar que fue el año 2017 el año en que se realizó la única inversión para soporte y mantenimiento, por otro lado se encuentra la tabla de equipos de cómputo y comunicación (Hardaware), la cual muestra algunas falencias y observaciones en cuanto a mantenimiento preventivo y correctivo de las herramientas tecnológicas.

En cuanto a los Sistemas de Información, aunque en la encuesta realizada al encargado del área TI, se dice que se realiza el “Mantiene actualizados los antivirus y diferentes herramientas para evitar que la información sea víctima de ataques”, bien se ve reflejado en la tabla correspondiente a Sistemas de Información (Software), que actualmente se encuentran 2 antivirus sin licencia, sin contar otros 5 software que se encuentran sin licencia.

5. Análisis financiero:

6. Recomendaciones generales:

Teniendo en cuenta el análisis anteriormente expuesto, una de las grandes recomendaciones y oportunidad de mejora, que se observa, en la alcaldía municipal de Gama, es precisamente la articulación de los programas, metas y proyectos tecnológicos que existen en el Plan de Desarrollo Nacional, con las metas, programas y proyectos en materia tecnológica que existen en el Plan de Desarrollo Municipal.

Aprovechando esta oportunidad de mejora y articulación de Planes de Desarrollo, se podrá abordar y dar solución a la mayor problemática que tiene la alcaldía municipal de Gama, y de esta manera frenar, equívocas decisiones que se toman por falta de ella. Esta problemática tiene que ver con la falta de una oficina TIC o Gobierno T.I. lo cual conlleva a que se produzcan un número importante de problemas que se dan en los diferentes componentes tecnológicos, dentro de los cuales se pueden destacar: Software sin licencia, servidor de datos con poca capacidad de almacenamiento, equipos de cómputo obsoletos, red de comunicación de voz ineficiente, baja velocidad de navegación, oficinas sin acceso a internet etc.

Por lo cual se hace necesario tener un plan de acción que conlleve un paso a paso, para la consecución de este importante objetivo como lo es la creación del gobierno T.I. con un personal de apoyo idóneo y capacitado para enfrentar diferentes inconvenientes tecnológicos que se presenten dentro de la alcaldía municipal, con capacidades para optimizar los servicios de operación tecnológica, con capacidades para proyectar y ejecutar proyectos que permitan un financiamiento económico adecuado del Gobierno TI, estas acciones a su vez generarán un valor estratégico a los Sistemas de Información y Comunicación nunca antes visto dentro de la administración municipal de Gama Cundinamarca.